Roadwater Players
The centre of Amateur Dramatics in West Somerset

This is the website that will guide you through everything to do with the Roadwater Players - Winners of the Pint Pot Award 2011/12 and 13 at the Cinderella Trophy Awards


Players Logo 

Roadwater Players 






These  policies are designed to ensure that all children and adults are safe and protected. The policies also show 

that   we take Child Protection very  seriously in order to provide a safe environment for your child to enjoy their art. 

The  Roadwater Players recognises its duty of care under the Children and Young Persons Act 1963, the Child 

(Performances) Regulations 1968,  the Protection of Children Act 1999 and the  Criminal Justice and Court Services  

Act 2000). We recognise  that abuse can take many forms, whether it is physical abuse, emotional abuse, sexual 

abuse or neglect. The society is committed to practice which  protects children from harm. All  members of the 

society   accept  and recognize their responsibilities to develop awareness of the issues which cause children harm. 

The   term  ‘society’ is used throughout these policies to represent the company of the ‘Roadwater Players’. 



The   society  believes   that: 

 The welfare of the child is paramount. 

 All children, whatever their age, culture, disability, gender, language, racial origin, religious beliefs and/or sexual 

identity have the right to protection from  abuse. 

 All suspicions and allegations of abuse should be taken seriously and responded to swiftly and appropriately. 

 All members of the society should be clear on how to respond appropriately. 


The   society  will   ensure   that: 

 All children will be treated equally and with respect and dignity. 

 The duty of care to children will always be put first. 

 A balanced relationship based on mutual trust will be built which empowers the children to share in the decision 

making process. 

 Enthusiastic and constructive feedback will be given  rather than negative criticism. 

 Bullying will not be  accepted or condoned. 

 All adult members of the society provide a positive role model for dealing with other people. 

 Action will be taken to stop any inappropriate verbal or physical behaviour. 

 It will keep up -to-date with health & safety legislation.  

 It will keep informed  of changes in legislation  and policies for the protection of children. 

 It will undertake relevant development and training. 

 It will hold a  register of every child involved  with the society and will retain  a  contact name and number close  at 

hand in case of emergencies. 


The   society   has a dedicated, qualified and experienced Child Protection  Officer, who is in charge of ensuring that 

the   child protection policy and procedures  are adhered to. The Child Protection  Officer is Nigel McBrayne and can 

be contacted on 07720 640698 or alternatively by 


Responsibilities   of  the Roadwater Players 

At the outset of any production involving children the society will: 

 Undertake a risk assessment and monitor risk  throughout the production process.  

 Identify at the outset the person with designated  responsibility for child protection. 

 Engage in effective recruitment  of chaperones and other  individuals with responsibility for children, including  

appropriate   vetting (if necessary in consultation with the local education authority). 

 Ensure that children are supervised  at all times. 

 Know how to get in  touch with the local authority social services, in case it needs to report a concern



 The society believes it to be important that there is a partnership between parents and the society. Parents  are 

therefore   encouraged to be involved in the activities of the society and to share responsibility for the care of 

children. All parents can access a copy the society’s Child Protection  Policy and procedures from  the website. 

 All parents have the responsibility to collect (or arrange collection of) their children after rehearsals or 

performances. It is NOT the responsibility  of the society to take children home.  


Unsupervised   Contact 

 The society will attempt  to ensure that no  adult has unsupervised contact with children. 

 If possible there will always be two adults in the room when working with children.  

 If unsupervised contact is unavoidable, steps will be taken to minimize  risk. For example, work will be  carried out 

in a public area,  or in a designated  room with a door open. 

 If it is predicted that an individual  is likely to require unsupervised contact with children, he or she may be 

required to obtain a disclosure record through the Disclosure and  Barring Service (DBS Certificate). All chaperones  

will require a DBS check. 


Physical   Contact 

 All adults will maintain  a safe and appropriate  distance from children where possible, in any  case such as 

costume  change, there will be appropriate sufficient adult presence. 

 Adults will only touch children when it is absolutely necessary in relation to the particular activity. 

 Adults will seek the consent of the child prior to any physical contact and the purpose of the contact shall be 

made clear. 


Managing   sensitive   information 

 The society has a policy and procedures for the taking, using and storage of photographs or images of children. 

 Permission will be sought from  the parents for use of photographic material  featuring children for promotional 

or   other   purposes, this is gained in  the Parent Agreement Form. Names will not  be displayed unless specific  

approval given. 

 The society’s web-based materials and activities will be carefully  monitored for inappropriate use.  

 The society will ensure  confidentiality in order to protect the  rights of its members, including the safe handling,  

storage and disposal of any  sensitive information such as DBS Certificates. 


Suspicion   of  abuse 

 If you see or suspect abuse of a child while  in the care of the society, please  make this  known to the person with 

responsibility for child protection. If you suspect that  the person with responsibility for child protection  is the 

source   of   the   problem, you should make your  concerns known to the Chairman. 

 Please make a note for your own records of what you witnessed  as well as your response,  in case there is follow- 

up in which you are  involved. 

 If a serious allegation  is made against any member  of the society, chaperone, venue  staff etc., that individual  will 

be suspended immediately until the  investigation is concluded. The individual will be excluded from the village 

hall, rehearsal rooms etc. and  will not have any unsupervised  contact with any  other children in the production. 


Disclosure   of  abuse 

If a child confides in you that abuse has taken place: 

 Remain calm and in  control but do not delay taking  action. 

 Listen carefully to what has been said. Allow the child to tell  you at their own pace  

and ask questions only for clarification. Don’t  ask questions that suggest a particular  answer. 

 Don’t promise to keep it a secret. Use the first opportunity you have to share the information with the person 

with responsibility for child protection. Make  it clear to the child that you will need  to share this information  with 

others.  Make it clear that you will only tell  the people who need to know and who should  be able to help. 

 Reassure the child that  ‘they did the right thing’ in telling  someone. 

 Tell the child what  you are going to do next. 

 Speak immediately to the person with responsibility for child protection. It is that person’s responsibility to liaise 

with the relevant authorities,  usually social services or the police. 

 As soon as possible  after the disclosing conversation, make  a note of what was said, using  the child’s own words. 

Note   the   date,  time, any names that were involved or mentioned, and who you gave the information to. Make 

sure you sign and date your record. 



 In all situations, including those in which  the cause of concern arises from a  disclosure made in confidence, the 

details of an allegation or reported incident will be recorded, regardless of whether or not the concerns have been 

shared with a statutory child protection  agency. 

 An accurate note shall be  made of the date and time  of the incident  or disclosure, the parties involved, what was 

said or done and by whom, any action taken to investigate the matter, any further action taken eg. Suspension of 

an individual, where relevant the reasons why the matter was not referred  to a statutory agency, and the name of 

the   persons reporting and to whom it was reported.  

 The record will be  stored securely and shared  only with those who need to know about  the incident or 



Rights   &   Confidentiality 

 If a complaint is  made against a member  of the society, he  or she will be  made aware of his rights  under the 

society’s   disciplinary procedures. 

 No matter how you may feel  about the accusation, both the alleged abuser and the child who is thought to have 

been abused have the right to confidentiality under the Data Protection Act  1998. Remember also that any 

possible criminal investigation could be compromised through inappropriate information being released. 

 In criminal law the Crown, or other prosecuting authority,  has to prove guilt and the defendant is presumed 

innocent   until  proven guilty. 



 To avoid accidents, chaperones and children will be advised of “house rules” regarding health and safety and will 

be notified of areas that are out of bounds. Children will be advised of the clothing and footwear appropriate to 

the   work that will be undertaken.  

 If a child is  injured while in the care of the society, a  designated first-aider will administer first aid  and the injury 

will be recorded in the society’s  accident book. This record will  be countersigned by the person with responsibility 

for   child protection. 

 If a child joins  the production with an obvious physical injury a record of this will be made in the accident book, 

where appropriate. This record will be  countersigned by the person with responsibility for child protection. This  

record   can  be useful if a formal allegation is made later and will also be a record that the child did not sustain the 

injury while participating in the production. 


Disclosure   and   Barring   Service   (DBS  Certificate) 

 If the society believes it is in its best  interests to obtain a  DBS Certificate for chaperones or other personnel, it  

will inform the individual of the necessary  procedures and the level of disclosure  required. A Standard disclosure  

will apply for anyone with supervised  access to children. 

 The society will have  a written code of practice for the handling of disclosure information. 

 The society will ensure  that information contained in the disclosure is  not misused. 



•Chaperones will be appointed by thes ociety for the care of children during the production process. By law the

chaperone   is acting in loco parentis and should exercise the care which a good parent might  be reasonably 

expected   to   give to a child. The maximum  number of children in the chaperone’s care shall not exceed 12. 

 Potential chaperones will be required  to supply photographic proof of identity (eg. passport, driving licence) and 

two   references from individuals with knowledge of their previous work with children, unless already well known to 

the   society. They will also be asked  to sign a declaration  stating that there is no reason why they would be  

considered unsuitable to work with children.  

 Chaperones will be made  aware of the society’s Child  Protection Policy and Procedures. 

 Chaperones will not usually  have unsupervised access to children in their care. 

If unsupervised access is unavoidable, or if this is a requirement of the local authority, a criminal record disclosure 

will be sought. 

 Where chaperones are not satisfied with the conditions for the children, they should bring this to the attention 

of   the   producer. If changes cannot be made  satisfactorily, the chaperone should consider  not allowing  the child to 


 If a chaperone considers that a child is unwell or too tired to continue, the chaperone must inform the producer 

and not allow the child to continue. 

 Under the Dangerous Performances Act, no child of compulsory school age is permitted to do anything which 

may endanger life or limb. This could include working on wires or heavy lifting. Chaperones should tell the 

producer   to  cease using children in this  way and should contact  the local authority. 

 During performances, chaperones will be responsible for ‘accepting’  the children from the  parents and signing 

them  into the building. 

 Children will be kept together at all times except when using separate dressing rooms. 

 Chaperones will be aware  of where the children are  at all times. 

 Children are not to leave the hall unsupervised by chaperones unless in  the company of their parents.  

 Children will be adequately supervised while going to  and from the toilets. 

 Chaperones should be aware  of the safety arrangements and first aid  procedures 

in the venue, and will ensure  that children in their  care do not place  themselves and others in danger. 

 Chaperones should ensure that any accidents are reported to and recorded by the society. 

 Chaperones should have written  arrangements for children  after performances. If 

someone different is to collect the child, a telephone  call should be made to the parent to confirm the 


 Children should be signed  out when leaving and  a record made of the person collecting. 

 If a parent has  not collected the child, it is the duty of the chaperone to stay with that child or make 

arrangements to take them home. 



If you have queries regarding these policies, please feel free  to contact Nigel McBrayne to discuss. In the 

meantime  we hope your child enjoys a fun and safe environment in the world of amateur dramatics.